مدیریت زمان چیست؟

فهرست نکات کلیدی برای مدیریت زمان مؤثر عبارت‌اند از:

• تعیین اهداف مناسب در زندگی: اهدافی را تعیین کنید که مشخص، دست یافتنی، و به موقع هستند.
• اولویت بندی کارها: وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید.
• برای انجام کارهایتان محدودیت زمانی مشخص کنید: با این کار دقت و تمرکزتان افزایش یافته و برای اتمام کار با مشکلات احتمالی کمتری مواجه خواهید شد.
• به خودتان استراحت دهید: هنگام کار کردن در فواصل معینی به خودتان استراحت دهید تا انگیزه و انرژی لازم برای ادامه کار را داشته باشید برای مثال: یک چرت کوتاه، پیاده روی سبک یا مدیتیشن را در فواصل مشخص کار برای خود در نظر بگیرید.
• ذهنتان و برنامه‌هایتان را سازمان‌دهی کنید: با برنامه ریزی و داشتن تقویم رومیزی زمان انجام کارهایتان را مشخص کنید.
• کار و فعالیت‌های غیر ضروری را حذف کنید: به‌طور دقیق مشخص کنید چه چیزی مهم است و چه چیزی ارزش وقت شما را دارد.
• از قبل برنامه ریزی کنید: برای هر روز برنامه دقیق داشته باشید و انجام آن‌ها به شکل عادت در آورید.
• نه گفتن را بیاموزید: گاهی اوقات با یک درخواست مواجه می‌شویم و در یک رودربایستی یا تعارف قرار می‌گیریم و از نه گفتن طفره می‌رویم، در بسیاری اوقات همین موضوع سبب اتلاف وقت ما می‌شود.

زندگی ما پر از دقایقی است که می‌خواهیم از تک تک آن‌ها بهترین استفاده را بکنیم. همه ما می‌خواهیم از ساعت‌های زندگی خود بهره برده و به اهدافمان برسیم، اما نداشتن زمان کافی یکی از مهمترین دلایلی است که هرگز این کار را نمی‌کنیم. این که بخواهید کوهی از کارهای روزمره خود را سروسامان بدهید و برنامه‌ریزی کنید، ممکن است طاقت‌فرسا به نظر برسد، اما اینطور نیست. تنها کاری که باید انجام دهید، مدیریت زمان است.

حال مدیریت زمان چیست و چرا اهمیت دارد؟ چگونه می‌توانید با مدیریت تمام ساعت‌های روز، مدیریت زندگی خود را در دست بگیرید؟ اگر شما هم به دنبال پاسخی برای این سوالات هستید، تا انتها همراه ما باشید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان راهی است که شما محدودترین منبع خود را مدیریت می‌کنید؛ یعنی زمان. درواقع، مهارت شما در سازماندهی و تنظیم وظایف و کارهایتان در یک برنامه مشخص است. این به شما کمک می‌کند تا با دسته‌بندی کارهایتان در یک دوره زمانی مشخص، همه آن‌ها را انجام داده و به اهدافتان برسید. با این کار شما یاد می‌گیرید که وظایف خود را با شروع و تکمیل‌کردن به موقع آن‌ها به طور موثر انجام دهید.

یک برنامه‌ریزی زمان مناسب، توجه شما را از کارهای غیرضروری دور کرده و تمرکز شما را به سمت کارهایی که مهم هستند و باید در اسرع وقت انجام شوند، جلب می‌کند. این کار شامل سازماندهی، همسویی، بهره‌وری، اهداف، زمان‌بندی و به انجام رساندن آنچه در چک لیست کارهایتان بود، می‌شود.

باید بدانید این کار زمانی امکان‌پذیر است که ذهنیت درست، یک برنامه مشخص و عملکرد مناسب داشته باشید تا نتایج با رویاها و اشتیاق شما مطابقت داشته باشید. توجه داشته باشید که نکته مهم درباره مدیریت زمان مهارت‌های زندگی بسیار توسعه‌یافته و خودکنترلی است.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

مدیریت زمان به شما امکان می‌دهد کنترل جریان و ریتم زندگی روزمره خود را در دست بگیرید. اگر بیشتر روزهای خود را صرف این می‌کنید که به سختی کارهای لیست خود را انجام دهید، احتمالا زمان خود را به خوبی مدیریت نمی‌کنید. این سبب می‌شود در نهایت فرصت‌ها را از دست داده و افسوس کارهایی که انجام نداده‌اید را خواهید خورد. به همین دلیل، لازم است شما یاد بگیرید وقت خود را مدیریت کنید.

همانطور که جان وودن (John Wooden)، مربی افسانه‌ای سابق تیم بسکتبال دانشگاه کالیفرنیا، لس آنجلس، در مصاحبه‌ای با تونی رابینز گفت: «شکست، انجام کارهایی نیست که می‌دانید باید انجام می‌دادید، بلکه موفقیت این است که بدانید تمام تلاش خود را کرده‌اید تا به چیزی تبدیل شوید که لیاقت آن را دارید.»

اهمیت مدیریت زمان

یادگیری مدیریت صحیح زمان به شما کمک می‌کند تا از تمام کارها و پروژه‌های خود را انجام داده و به اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود دست یابید. علاوه بر این، چندین مزیت دیگر نیز درباره آن وجود دارد که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت:

کاهش استرس با مدیریت زمان

مدیریت زمان و استرس با هم مرتبط هستند. وقتی در راستای اهداف خود قدم برنمی‌دارید یا فکر می‌کنید هر کاری می‌کنید به اهدافتان نمی‌رسید، اگر انجام کارهایتان را تا آخرین لحظه به تعویق می‌اندازید، در نتیجه استرستان بیشتر شده و مضطرب خواهید شد.

اول، شما ناامید، غمگین و حتی بی‌هدف خواهید بود. سپس، کمبود انرژی را احساس خواهید کرد و ممکن است در بیشتر مواقع بی‌حال باشید. استرس ناشی از مدیریت نامناسب زمان می‌تواند به طور باورنکردنی به سلامتی شما آسیب برساند. حال، مدیریت مناسب زمان به کمک شما می‌آید تا به سمت زندگی بهتر شما را سوق دهد.

تصمیم‌گیری و رهبری بهتر

تقویت مهارت‌های مدیریت زمان، توانایی شما را برای تصمیم‌گیری بهتر با سریع‌تر انجام دادن کارها و اولویت‌بندی وظایف، بهبود می‌بخشد. شما یاد می‌گیرید که از وقت خود به خوبی استفاده کرده و تصمیمات عاقلانه و سنجیده‌ای بگیرید. این شما را از تصمیمات دقیقه نودی و شتاب‌زده بازمی‌دارد.

علاوه بر این‌ها، خواهید آموخت که به درخواست‌های بی‌جا نه بگویید، در انجام کارها و وظایف خود پشتکار داشته باشید و انضباط و نظم بیشتری در کارها به خرج دهید.

روابط اجتماعی بهتر با مدیریت زمان بهتر

همه می‌خواهند در محل کار پیشرفت کنند، کسب و کاری راه‌اندازی کنند یا سود خود را افزایش دهند، اما برای انجام این کارها به زمان نیاز دارند. با مدیریت کردن زمان خود می‌توانید وقت آزاد بیشتری داشته باشید و به کارهایی که دوست دارید برای پیشرفت خود انجام دهید، فکر کنید.

همچنین، مدیریت کردن وقت و زمان سایر جنبه‌های زندگی شما را نیز بهبود خواهد بخشید. شما می‌توانید بیشتر برای عزیزان خود وقت بگذارید، روابط را با دوستان خود تقویت کنید و اهداف خود را به واقعیت تبدیل کنید.

رشد و پیشرفت مداوم

تونی یکی از بهترین مشاوره شغلی را به ما می‌دهد و آن‌ هم این جمله است؛ «اگر رشد نمی‌کنید، در حال مرگ هستید». کنترل شما بر وقت و زمانی که دارید، می‌تواند به شما در رشد و پیشرفت جنبه‌های مختلف زندگیتان کمک کند. چه چیزی برای شما مهم است؟ آیا نتیجه دلخواه شما افزایش درآمد کسب و کارتان در سال آینده است؟ آیا برای این است که در رابطه خود احساس رضایت بیشتری داشته باشید؟

سیستم مدیریت زمان مناسب به شما نشان می‌دهد که چگونه این اهداف را تعیین کرده و مانند لیزر روی آن‌ها تمرکز کنید. وقتی می‌بینید به خوبی در راستای آن‌ها گام برمی‌دارید، سرشار از اشتیاق و انگیزه خواهید شد. با قدرت وضوح و تمرکز، رشد مداوم اجتناب‌ناپذیر است.

چگونه مدیریت زمان خوبی داشته باشیم؟

یادگیری نحوه مدیریت موثر زمان یک فرآیند پیچیده است و نیاز به تمرین بسیار دارد. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما در یادگیری این مهارت ارزشمند کمک می‌کند:

زمان خود را تجزیه و تحلیل کنید

اولین کاری که باید برای مدیریت زمان خود انجام دهید، درک و تخمین زمانی است که در اختیار دارید. این که بدانید چه مقدار از کارها را باید در چه بازی زمانی انجام دهید، می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی مشخص یاری دهد. پر کردن یک تقویم یا برنامه زمانی که با استفاده از آن پیش‌بینی کنید برای تکمیل پروژه‌های خود چقدر زمان لازم است، کار را برای شما راحت‌تر می‌کند.

محدودیت زمانی تعیین کنید

در یک برنامه‌ کاری نامناسب ممکن است برخی از کارها بیش از آنچه واقعا نیاز دارند، زمان ببرند. اگر زمان مشخصی را برای یک کار تعیین کنید، به شما کمک می‌کند تمرکز خود را حفظ کنید و آن را به تعویق نیاندازید. همچنین، مدیریت زمان عالی می‌تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز آن‌ها تشخیص دهید.

ایده خوبی است که در مورد هر کار، یک حاشیه زمانی در نظر بگیرید. این بدان‌ معنا است که اندکی زمان بیشتری برای کارتان زمان تخمین بزنید؛ به عنوان مثال، اگر کارتان ۱ ساعت طول می‌کشد، در برنامه خود یادداشت کنید که ۱ ساعت و نیم زمان خواهد برد. این باعث می‌شود که اگر اتفاق ناگهانی رخ داد یا کارتان بیش از اندازه طول کشید، برنامه کلی شما خراب نشود.

فهرستی از کارهای کوچک‌تر خود تهیه کنید

وقتی پروژه‌ای برای انجام دادن دارید، ممکن است متوجه شوید که قبل از آن باید چندین کار کوچک‌تر انجام دهید. به طور کلی، اگر کارهای بزرگ‌تر را به کارهای کوچک‌تر تقسیم کنید، خواهید دید که به سرعت هر یک از آن‌ها را تکمیل کرده‌اید و در حال پیشرفت هستید.

به عنوان مثال، مشاوره تحصیلی شما گفته است که باید ۶ درس از یک کتاب را در یک روز مطالعه کنید. اگر هر یک از دروس را در زمان مشخصی مطالعه کنید، خواهید دید که در پایان روز تمام آن‌ها را به اتمام رسانده‌اید.

درباره روش های صحیح مطالعه کردن بیشتر بخوانید. 

برنامه هفتگی خود را در روز جمعه بنویسید

قبل از شروع هفته کاری خود، یک برنامه خوب و عالی بنویسید. نوشتن یک برنامه ایده‌آل و مناسب به تمرکز و دقت شما در طول هفته کمک خواهد کرد. باید به خاطر داشته باشید که زمان و انرژی در دسترس شما با هر روز تغییر می‌کند و اگر این عوامل را در برنامه قرار دهید، به دستاوردهای بیشتری خواهید رسید.

ابتدا مهم‌ترین کارها را انجام دهید

شما باید سعی کنید چالش‌برانگیزترین وظایف خود را قبل از هر کار دیگری انجام دهید. در این صورت، دیگر روز خود را به نگرانی در مورد آن کار سخت نخواهید گذراند. همانطور که در کتاب قورباغه‌ات را قورت بده می‌گویند اگر دو قورباغه روی میز خود داری، اول قورباغه زشت‌تر را قورت بدهید.

اهداف خود را بشناسید

اگر آنچه را که از زندگی می‌خواهید به دست نمی‌آورید، اگر با دستیابی به چیزهایی که می‌خواهید احساس رضایت نمی‌کنید، وقت آن است که طرز تفکر خود در مورد مدیریت زمان را تغییر دهید. باید اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را روشن کنید و با تمرکز بر نتایجی که بیشترین ارزش را برای شما به ارمغان می‌آورد، از زمانی که در حال حاضر در اختیار دارید، بهتر استفاده کنید.

اولویت‌بندی کنید

کارها را براساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی کنید؛ به عنوان مثال، به وظایف روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که:

• مهم و فوری: این کارها را فورا انجام دهید.
• مهم اما فوری نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این کارها را انجام دهید.
• فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این کارها را انجام دهید.
• فوری و مهم نیست: این موارد را کنار بگذارید تا بعدا انجام دهید.

می‌توانید جدولی همانند جدول زیر تهیه کنید:

برخی از کارها را به دیگران بسپارید

مشاوره شغلی به ما می‌گوید، اگر برنامه کاری شلوغی دارید لازم است کارهای سبک‌تر و کوچک‌تر را به اشخاص دیگر بسپارید. اگر بتوانید کارهای کوچکتر یا ساده‌تر را به آن‌ها محول کنید، زمان بیشتری برای تمرکز روی کارهای مهم‌تر یا بزرگ‌تر خواهید داشت. درنتیجه مدیریت زمان شما نیز بهبود خواهد یافت.

از حواس‌پرتی اجتناب کنید

وقتی می‌خواهید دو یا چند کار را همزمان انجام دهید، از زمان خود به طور موثر استفاده نخواهید کرد؛ به عنوان مثال هنگام نوشتن گزارش‌کار خود نباید ایمیل‌هایتان را بررسی کنید. چاره کار این است که تمرکز خود را فقط بر کاری که در حال انجامش هستید، معطوف کنید.

مغز شما مانند یک موشک لیزری است؛ هنگامی که بر روی یک چیز متمرکز می‌شوید، می‌تواند مسیر رسیدن به آن را هموارتر نشان دهد. زمانی که حواس‌پرتی‌ها را از بین ببرید و ذهن خود را متمرکز کنید، کارها به طور موثرتری انجام خواهند گرفت. ممکن است لازم باشد محیط کاری خود را تغییر دهید تا از فعالیت‌هایی که حواس شما را پرت می‌کنند را نبینید. داشتن یک هدف مشخص برای هدف‌گذاری و معیارهای واضح برای موفقیت می‌تواند به شما کمک کند تا به راحتی به سمت اهداف خود گام بردارید.

برنامه مدیریت زمان خود را تغییر دهید

برخلاف تصور بسیاری از افراد، تغییر برنامه روزانه می‌تواند به بهتر شدن برنامه‌ریزی و درک بهتر شما از توانایی خود، کمک کند. اگر برنامه روزانه خود را تغییر دهید، ممکن است متوجه شوید که می‌توانید کارآمدتر کار کنید؛ مثلا شما می‌توانید ۳۰ دقیقه زودتر از خواب بیدار شوید و به فعالیت روزمره خود بپردازید یا می‌توانید با حذف فعالیت‌های بی‌اهمیت در طول ساعت کاری، بهینه‌تر کار کنید.

تفریح و سرگرمی در مدیریت زمان فراموش نشود

ما اغلب اوقات فراغت را به‌عنوان چیزی تلف شده می‌بینیم. تصور می‌کنیم این‌ها ساعت‌هایی هستند که می‌توانستیم برای پیشرفت کاری خود صرف کنیم، اما اینطور نیست. با درک اهمیت مدیریت زمان، متوجه خواهید شد که وقت آزاد یکی از با ارزش‌ترین دارایی‌های شما است. اوغات فراغت و سرگرمی به شما فرصتی می‌دهد تا مغز خود را بازتر کنید، ایده‌های جدیدی داشته باشید و روی سایر بخش‌های مهم زندگی خود، مانند خانواده و دوستان، تمرکز کنید.

تسلط بر زمان به این معنی است که برای هر چیزی زمان و مکانی وجود دارد. برخی از روزها قرار است محل کارتان را ترک کنید و روی خودتان و زندگی شخصیتان تمرکز کنید. از صرف زمان خود برای چیزهایی غیر از کار و خودسازی نترسید. آنچه واقعا اهمیت دارد این است که چه چیزی برای شما مهم است.

برای آشنایی با قانون ۲۰/۸۰ مقاله مربوط به آن را در صفحه نقش قانون ۸۰/۲۰ در مدیریت زمان را بخوانید.

بین کارها استراحت کنید

هنگامی که کارها را بدون استراحت انجام می‌دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت می‌شود. بین کارها کمی استراحت کنید تا ذهنتان را خالی کرده و سرحال‌تر شوید. یک چرت کوتاه، پیاده‌روی یا مدیتیشن می‌تواند به شما کمک کند.

فضای کاری خود را سازماندهی کنید

سازماندهی فضای کاری خود به این معنی است که محلی را برای کار تعیین کرده و هر آن‌چه برای کار کردن یا درس خواندن به آن نیاز دارید در آن محل قرار دهید. این چیزی است که مشاوره کنکور معمولا به دانش‌آموزان می‌گوید.

این کار سبب می‌شود در صورتی که بخواهید از یک شی استفاده کنید، نیازی نباشد محل کار خود را ترک کنید. بنابراین، سازماندهی محل کار شما سبب صرفه‌جویی در زمان و سریع‌تر انجام شدن کارها خواهد شد. اگر مکان خاصی را برای هر مورد تعیین کنید و یک سیستم بایگانی برای اسناد ایجاد کنید، دیگر نیازی به صرف زمان برای پیدا کردن یک آیتم ندارید. فراموش نکنید که پس از استفاده از یک مورد، آن را به محل صحیح برگردانید.

کارهای مشابه را در یک زمان مشخص انجام دهید

کارهایی که شبیه به هم هستند را پشت‌سر هم انجام دهید؛ به عنوان مثال، شما باید سعی کنید تمام ایمیل‌های خود را در یک زمان مشخص بخوانید یا در یک زمان مشخص تماس تلفنی برقرار کنید.

در مدیریت زمان کمال‌گرا نباشید

این را قبول کنید که ممکن است که پروژه بیش از زمانی که برای آن تعیین کرده‌اید، زمان ببرد. تنها چیزی که اهمیت دارد این است که کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. اما بپذیرید که ممکن است نتوانید در زمان تعیین شده انجامش دهید. 

برای اینکه با کمالگرایی چیست آشنا شوید، بلاگ بینش نوین را دنبال کنید. 

نه گفتن را بیاموزید

اگر همیشه سعی می‌کنید با قبول همه وظایف و بله گفتن به همه چیزهایی که از شما خواسته می‌شود، همه را راضی کنید، هیچ‌گاه مدیریت زمان را نمی‌آموزید. چرا که نمی‌توانید کارهای خود را به طور موثر انجام دهید و استرس دارید که زمان کافی برای تمام کارهایی که پذیرفته‌اید را ندارید.

اگر پروژه‌های کافی برای پر کردن وقت خود دارید، باید یاد بگیرید که چگونه به مردم نه بگویید. لازم باشد با درایت توضیح دهید که در برنامه خود فضایی ندارید، اما اگر آن‌ها همچنان به کمک نیاز داشتند می‌توانید در آینده و زمانی که وقت خالی داشتید، به کمکشان بشتابید.

عادت‌های خوب را در خود ایجاد کنید

برای داشتن یک سبک زندگی مثبت و سازنده، عاداتی وجود دارد که باید آن‌ها را در برنامه روزانه خود بگنجانید تا فردی سالم باشید. وقتی سالم باشید و عادات خوبی داشته باشید، تمرکز بیشتری خواهید داشت و قادر خواهید بود زمان خود را هم در زندگی شخصی و هم در زندگی کاری مدیریت کنید. برخی از عادات سالم عبارتند از:

• ورزش
• داشتن رژیم غذایی مناسب
• مدیتیشن
• تفریح کردن و گذراندن وقت با دوستان

از زمان خود به بهترین نحو ممکن استفاده کنید

زمان‌هایی در طول روز وجود دارد که تحت عنوان «زمان مرده» شناخته می‌شوند. زمان‌هایی مانند منتظر ماندن در مطب دکتر، نشستن در اتوبوس یا تاکسی و بعد از ناهار یا شام، زمان‌هایی هستند که ما معمولا هیچ‌کاری انجام نمی‌دهیم.

ممکن است زمان‌های تلف شده به نظر برسند، اما می‌توانید با مدیریت زمان مناسب از آن‌ها بهترین استفاده را بکنید. با گوش دادن به پادکست، خواندن یک کتاب مفید یا جمع‌آوری لیستی از ایده‌ها برای پروژه و حتی خواندن فلش کارت‌هایی که از دروس مختلف تهیه کردیم، می‌توان این زمان‌ها را زنده کرد.

در مدیریت زمان منتظر الهام گرفتن نباشید

گاهی اوقات نیاز دارید چیزی یا کسی شما را به سوی انجام کارها هدایت کند یا این که احساس می‌کنید برای شروع کار به الهام گرفتن نیاز دارید. نوشتن و ایده گرفتن از اطراف می‌تواند به شما کمک کند، اما اگر می‌خواهید سریعا کارهای خود را پیش ببرید، به دنبال الهام گرفتن نباشید. وقتی کاری باید انجام شود، آن را بدون چون و چرا انجام دهید.

به کیفیت فکر کنید نه کمیت

سعی کنید هر کاری را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. روی ارزش بخشیدن به هر کار تمرکز کنید. این که تعداد زیادی از کارها را در زمان کم انجام دهید، مهم نیست. چیزی که اهمیت دارد، موثر و کارآمد بودن است.

روی نتایج تمرکز کنید

وقتی برنامه‌ریزی خود را به اتمام رساندید، کمی وقت بگذارید و فکر کنید که ایده‌آل‌ترین نتیجه برای آن چه خواهد بود. با شروع برنامه کاری، روی نتیجه دلخواهتان تمرکز کنید.

بیشتر بخوانید: مهارت حل مسئله

لیست کارهای تکمیل شده خود را نگه دارید

فهرستی از کارها و پروژه‌هایی که به پایان رسانده‌اید را با یادداشت‌هایی در مورد زمان انجام آن‌ها پیش خود نگه دارید. دستاوردهای شما ذهن شما را در فضای مثبت نگه می‌دارد و زمان‌بندی به شما کمک می‌کند تا برای کارهای آینده راحت‌تر برنامه‌ریزی کنید. این باعث می‌شود در آینده بدانید چگونه مدیریت زمان انجام دهید. به جدول زیر توجه کنید تا بهتر متوجه این موضوع شوید:

وقتی چنین لیستی داشته باشید، خواهید دانست که دفعه بعد مثلا برای انجام کارهای خانه چه مقدار زمان لازم دارید. اینگونه می‌توانید به راحتی زمانی که در اختیار دارید را کنترل کنید.

دیدگاه خود را تغییر دهید

زمان شباهت زیادی به پول دارد و ما تمایل داریم مقدار بیشتری از آن در اختیار داشته باشیم. بسیاری از ما بودجه کمی داریم و نمی‌توانیم هر آنچه می‌خواهیم تهیه کنیم. بنابراین، پول خود را برای چیزی که بیشترین ارزش را برای ما دارد خرج می‌کنیم و از اقلامی که برای ما اهمیت کمی دارند، چشم‌پوشی می‌کنیم.

با زمان نیز به همان شیوه رفتار کنید. مانند پول، کمیاب است. بنابراین، زمان خود را صرف کارهایی کنید که بیشتر برای شما اهمیت دارد و برای آن‌ها ارزش بیشتری قائل هستید. اگر عاقلانه وقت خود را صرف کنید، به چیزهایی که همیشه می‌خواستید، خواهید رسید. اگر این دیدگاه را تمام عمر داشته باشید، می‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

پیامدهای مدیریت زمان ضعیف

اگر نتوانیم مدیریت زمان را به خوبی انجام دهیم، چه اتفاقات ناگواری برای ما پیش خواهد آمد:

ناکارآمد بودن

ناتوانی در برنامه‌ریزی از قبل و پایبندی به اهداف به معنای بازدهی ضعیف است؛ به عنوان مثال، اگر چندین کار مهم برای انجام دادن داشته باشید، می‌توانید با یک برنامه‌ریزی عالی کارها را مرتب و یکی یکی انجام دهید. اما بدون برنامه‌ریزی ممکن است مجبور شوید مدام از کاری به کار دیگر بپردازید و این سبب کاهش راندمان و بهره‌وری شما خواهد شد.

تلف شدن وقت

مدیریت ضعیف زمان منجر به اتلاف زمان می‌شود؛ به عنوان مثال، با صحبت با دوستان در شبکه‌های اجتماعی در حین انجام یک تکلیف، حواس خود را پرت می‌کنید و وقت خود را هدر می‌دهید.

از دست دادن کنترل

اگر ندانید که ترتیب انجام کارها چگونه خواهد بود و چه کاری را چه زمانی باید انجام دهید، کنترل زمان و زندگی از دست شما خارج خواهد شد. این می‌تواند منجر به استرس و اضطراب شما شود.

کیفیت کار پایین با مدیریت زمان ضعیف

اگر نتوانید یک کار را در مدت تعیین شده انجام دهید یا آن را در لحظه آخر تکمیل کنید، مطمئنا کیفیت کار شما پایین خواهد آمد.

چرا نمی‌توانید مدیریت زمان مناسب داشته باشید

مدیریت زمان بحث بسیار مهمی در زندگی ما است، اما گاهی اوقات هر چه تلاش می‌کنیم نمی‌توانیم زمان خود را به خوبی مدیریت کنیم. برخی از دلایل عدم برنامه‌ریزی وقت به شرح زیر هستند:

تصور می‌کنید وقت زیادی دارید

گاهی فکر می‌کنید زمان زیادی برای انجام یک کار دارید و به همین دلیل آن را به بعد موکول می‌کنید. برای حل این مشکل باید بپذیرید که شما در طول روز تنها ۲۴ ساعت وقت دارید و این تحت هیچ شرایطی تغییر نخواهد کرد. کارهایتان را لیست کنید و شروع کنید، شما از آنچه فکر می‌کنید زمان کمتری دارید!

کمال‌گرا هستید

کمال‌گرا بودن یک شمشیر دولبه است. کمال‌گرایان از طرفی می‌خواهند کارها را به بهترین شکل ممکن انجام دهند و از سویی دیگر انگیزه بیشتری برای کارهای بیشتر داشته باشند. استانداردهای بالا و غیرقابل‌ انعطاف اغلب باعث استرس، فرسودگی و اضطراب می‌شود. این عملکرد شما را مختل می‌کند. به مرور خواهید دید که نمی‌توانید زمان خود را مدیریت کنید.

نداشتن تمرکز

اگر تمرکز نداشته باشید، کارها از آن‌چه به نظر می‌رسد بیشتر زمان خواهند برد. مشاوره تحصیلی معمولا به دانش‌آموزان می‌گوید اگر چیزی ذهن شما را درگیر کرده، آن را روی کاغذ بنویسید و بعدا به آن بپردازید.

زمان‌بندی ناکارآمد در مدیریت زمان

همانطور که پیش‌تر ذکر کردیم، باید بدانید که هر کار یا پروژه چقدر زمان می‌برد. اگر از این موضوع اطلاعات کافی نداشته باشید، نمی‌توانید برنامه‌ریزی خوبی داشته باشید.

نداشتن هدف

اگر هیچ هدفی ندارید و نمی‌توانید چشم‌انداز روشنی از مسیر آینده خود داشته باشید، پس مدیریت زمان بی‌فایده خواهد بود. اگر وظایف و مسئولیت‌هایی که می‌خواهید بامهارت و ظرافت بیشتری انجام دهید، الهام‌بخش شما نیستند، پس نمی‌توانید زمان خود را به نحوی مدیریت کنید که به تمام آن‌ها برسند.

کلام آخر

به خوبی با تمام جنبه‌های مدیریت زمان آشنا شدید. حال می‌دانید که این کار چقدر اهمیت دارد و باید به نحو احسنت انجام شود. اگر بتوانید به خوبی زمان خود را مدیریت کنید و از زمانی که در اختیار دارید به نحو احسنت استفاده کنید، شاهد بهبود کیفیت زندگی خود خواهید بود. از این که تا انتها همراه ما بودید، سپاسگزاریم.

از آنجایی که تکنیک‌های مدیریت زمان تأثیر بسزایی در میزان موفقیت و رضایتمندی ما در زندگی دارد می‌توان برای یادگیری تکنیک‌های لازم از یک مشاور روانشناسی کمک گرفت.

سوالات متداول

چگونه می‌توان به بهترین نحو از زمان خود استفاده کنیم؟

با چیدن یک برنامه منظم و در نظر گرفتن زمان و پروژه‌هایی که در اختیار داریم، می‌توانیم مدیریت زمان را آموخته و به طور کارآمدتری کار کنیم.

حواس‌پرتی خود را چگونه کنترل کنیم؟

با تمرکز بر روی یک کار یا یک درس می‌توانیم تمرکز خود را افزایش داده و حواس‌پرتی را کاهش دهیم. همچنین، با دور کردن عواملی مانند تلفن همراه و دیگر وسایلی که حواسمان را پرت می‌کنند، تمرکزمان بیشتر خواهد شد.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

مدیریت زمان از آن‌ جهت اهمیت دارد که به ما کمک می‌کند تمام کارهای خود را انجام دهیم، بدون این که به ما فشاری وارد شود.